Planung eines Open Source Intranet für einen Kirchenkreis

Aufgrund einiger Anfragen plant Camino-Kommunikation ein Intranet-System für Kirchenkreise, Kirchenbezirke bzw. Dekanate. Ziel ist die Kommunikation a) innerhalb der Kirchengemeinden, b) der verschiedenen Gemeinden miteinander und c) mit Ihrer gemeinsamen Verwaltung zu fördern. Zentrale Bausteine des Intranet sind:

• Ein Kalender aller kirchlicher Veranstaltungen im Kirchenkreis inklusive Kirchenmusik, Jugendarbeit und weiteren Angeboten. Damit können Interessiere auch in Nachbargemeinden finden, was Sie interessiert. An Verzeichnis aller Mitarbeitenden inkl. Pastoren, Kantoren, Küstern, Diakonen, Sekretariat und Ehrenamtlichen. Dadurch können alle Ansprechpartner mit Zuständigkeiten, Kontaktdaten, Bürozeiten gefunden werden. Mit einem (freillig eingestellten) Fotos kann ein internes soziales Netzwerk der Kirche vor Ort daraus werden.
• Ein Newsletter-System für alle kirchlichen Mitarbeitenden: Damit kann die Kirchenkreisverwaltung alle Haupt-, Neben und Ehrenamtlichen ‘passgenau personalisiert’ mit den Informationen erreichen, die diese brauchen. Optional auch mit einer Online-Empfangsbestätigung für wichtige Mitteilung.
• Ein Dokumenten-Verteiler: Für Gremien-Mitgliedern verteilt das System automatisch Einladungen, Vorlagen und Protokolle. Dabei werden diese nicht mehr per e-mail versendet, was den Datenschutz verletzt (E-Mails sind technisch im Prinzip für jedermann einsehbar und verletzen für alle vertraulichen Daten kirchliche Datenschutzbestimmungen). Die Dokumente werden in unserem System ausschließlich aufgrund persönlicher Authentifizierung und verschlüsselt übertragen.
• Ein Planungskalender und Reservierungssystem für Räume, Fahrzeuge und Geräte. Damit kann die Nutzung von Gebäuden, Autos und Geräten innerhalb der Gemeinde und mit Nachbargemeinden online abgestimmt werden.

Ein Superintendent meinte dazu: Allein wenn die Küster in seinen Gemeinden immer automatisch auf Ihrem Smartphone sehen können, welche Räume wann genutzt werden und die Heizung entsprechen steuern könnten, könnten wir viele tausend Euro Heizkosten sparen. Wenn sich Gemeinden die Fahrzeuge mit hilfe eines Online-Tools teilen könnten, würden wir noch mehr Kosten sparen Zugriffsrechte und Sichtbarkeit von Termine, Dokumente, Ressourcen und Mitteilungen können genau steuert werden. Auch einzelne Feldinhalte können gezielt freigegeben werden. Es wäre z.B. einstellbar, dass Büronummer der Pastoren wäre z.B. für alle sichtbar, die Handnummer nur für die Kollegen Gleichzeitig kann alle Informationen die für die Öffentlichkeit bestimmt sind, z.B. Ansprechpartner im Kirchenkreise, allgemeine Meldungen und öffentliche Veranstaltungen automatisiert in die Website der kirchengemeinden einzubinden (Abgleich über sog. RSS-Feeds und iCal-Synchronierung von Terminen, auch auf Handys und Tablett-Computer). Das System kann also auch die bestehenden Websites der Kirchengemeinden mit Inhalten aus dem Kirchenkreis bereichern. Wichtiger aber: Das Kirchenkreis-Intranet die Kommunikation der Gemeinden untereinander und mit der Kirchenkreisverwaltung neu aufbauen.