Im Rahmen eines Beratungsprozesses für einen größeren Verband, konnten wir eine Konzeption für ein "Online-System zur Unterstützung von Veranstaltungen" präsentieren.
Ziel ist es alle Phasen der Organisation eines Events zu unterstützen: Vorbereitung, Werbung, Anmeldungen, Teilnehmenden-Management und Evaluation.
Zentrale Ziele:
- den Organisatoren Arbeit abnehmen, sowohl vor, während als nach der Veranstaltung,
- Teilnehmenden einen durchgängigen Online-Service anbieten,
- Tagungen, Fachtage und Gremien kontinuierlich unterstützen.
Nutzen für den gesamten Verband:
- ein gemeinsames System für Online-Anmeldung und Teilnehmenden-Management,
- eine Kalender-Übersicht aller relevanten, verbandsöffentlichen Termine,
- gleichzeitig höhere Datensicherheit und besserer Datenschutz als bisher gewährleisten,
- das Potential für eine Online-Community aus den Benutzerprofilen aller Teilnehmenden schaffen (‘‘Fachleute-Verzeichnis’).
Übersicht
1. Unterstützung bei der Planung
- Terminabstimmung
- Raumreservierung
- Termin-’Blockierung’
- Checklisten
2. Werbung und Anmeldung
- Gemeinsamer Online-Kalender
- Content-Syndication
- Suchmaschinenoptimierung (SEO)
- Online-Anmeldung (Option: ‘Ein-Klick-Anmeldung’)
- Online-Management von Anmeldungen
- Personalisierte Empfehlungen auf Website und über Newsletter
3. Vorlauf zur Veranstaltung/Sitzung
- Erzeugung von Teilnehmenden-Listen als PDF
- Hotellerie/ Verpflegung
- Online-Teilnehmerübersichten
- Anfahrt/Wegbeschreibung für Teilnehmende
- iCal-Export des Termines für Teilnehmende
- Erzeugung Tischaufsteller und Ansteckschilder
- Themen und Thesen
4. Veranstaltung
- Bereitstellung von Dokumenten, Vorlagen und Programmen als PDF
- Aktuelle Tagesordnung/Raumverteilung
- Online-Partizipation
- Online-Zahlungsmanagement
5. Nach der Veranstaltung
- Online-Feedback (Qualitative Evaluation)
- Online-Evaluation (Quantitative Evaluation)
- Teilnahme-Bestätigungen
- Öffentliche Dokumentation
- Interne Dokumentation
Unterstützung bei der Planung
a) Terminabstimmung
Interne Oberfläche für Online-Abstimmung bei der Termin-Auswahl mit allen Beteiligten (Veranstalter, Referenten, wichtige Teilnehmende).
Vorteile gegenüber anderen Online-Terminabstimmungen:
- interne Datenhaltung: besserer Datenschutz,
- Beteiligte mit Kontaktdaten bereits im System,
- andere relevante Termine ebenfalls bereits im System
- Termin wird automatisch nach Auswahl in das Kalender-System eingetragen.
b) Raumreservierung
Soweit Räume des Verbandes genutzt werden, könnte die Terminfindung mit einer Raumplanung verbunden werden, so der Termin auch zu einem passenden Raum kommt.
c) Termin-’Blockierung’
Nach der Terminauswahl kann es ein paar Wochen dauern, bis das Programm steht und ein Flyer fertig ist. Schon vor der Veröffentlichung einer Veranstaltung kann der geplante Termin jedoch in einer verbandsinternen Kalender-Übersicht geplanter Veranstaltungen angezeigt werden, so dass Kollegen möglichst keine Veranstaltung mit gleicher Zielgruppe am gleichen Termin planen. (Vermeidet Rückmeldungen wie ‘Wie konntet ihr beide Tagungen in der gleichen Woche legen?’)
e) Checklisten
Die Organisatoren können sich eine Checkliste zur Veranstaltungsvorbereitung aussuchen und können online mit allen Beteiligen ihre Aufgabenliste ‘abhaken’. (Standardlisten für Konferenzen, Fachtagungen usw. könnten von Verbandskollegen wie in einem Wiki bearbeitet werden, um von den Erfahrungen anderer zu profitieren.)
2. Werbung und Anmeldung
a) Gemeinsamer Online-Kalender
mit allen Fachveranstaltungen des gesamten Verbandes und dessen Mitglieder. Gliederung nach Themen und Regionen möglich.
b) Content-Syndication
Automatische Bewerbung des Termins über verschiedene Online-Kanäle
- Publikation auf anderen relevanten Websites
- Verbreitung in Newslettern
c) Suchmaschinenoptimierung (SEO)
durch MicroData (Thema, Datum, Ort, Personen indizierbar machen -> Veranstaltung findet sich prominenter in Google &Co.)
d) Online-Anmeldung (Option: ‘Ein-Klick-Anmeldung’)
Anmeldemaske mit Erfassung aller notwendigen und optionalen Informationen. Optional: Verpflegungs- und ggf. Übernachtungswünsche. Nach Eingabe der Daten zur Person: Option zur Erzeugung eines Benutzerprofiles mit allen Kontaktdaten (ähnlich wie in gängigen Online-Shops)
e) Online-Management von Anmeldungen
- Online-Abmeldungen im Verhinderungsfall
- Berücksichtigung Anmeldefristen
- Schließung der Anmeldung
- Begrenzung der TN-Zahl
- Online-Wartelisten (Transparenz: TN sehen, wo sie auf der Warteliste stehen. Automatische Benachrichtigung bei Nachrücken)
f) Personalisierte Empfehlungen auf Website und über Newsletter
Nach der ersten Anmeldung hat der/die Teilnehmende (optional) ein Benutzerkonto.
Auf dieser Grundlage kann das System ihm/ihr Empfehlungen bieten, z.B.
- “Weitere Veranstaltungen zum Thema ‘Inklusion’”
- “Newsletter zum Thema ‘Inklusion’ abonnieren” oder
- “Kollegen, die zu dieser Veranstaltungen kommen, interessieren sich auch für folgende Veranstaltungen” oder eine Mail: “Im letzten Jahr hatten Sie sich zum Fachtag ‘Inklusion’ angemeldet. Wir möchten Sie auf den neuen Fachtag in diesem Jahr hinweisen ….”
3. Vorlauf zur Veranstaltung/Sitzung
a) Erzeugung von Teilnehmenden-Listen als PDF
- zur Zuschuss-Abrechnung,
- mit Checklisten, z.B. für den Empfang
- für die Teilnehmenden zur Kontaktaufnahme untereinander (mit Datenschutzzustimmung der einzelnen TN zur Weitergabe der Kontaktdaten)
b) Hotellerie/ Verpflegung
- Liste mit Übernachtungs- und Verpflegungswünschen (Kumulierte Anzahl)
- TN-Listen-Export als Excel an Hotellerie und Catering
- Online-Kommunikation zwischen TN und Tagungshaus (Tagungshaus kann TN per e-Mail mit Rückfragen kontaktieren, anstatt alles über die Organisatoren laufen zu lassen)
c) Online-Teilnehmerübersichten
inkl. Foto und Visitenkarten mit Funktion, Organisation, Expertise (Foto aus TN-Profil, xing, FB oder Upload durch TN), Unterstützt Kommunikation unter den Teilnehmenden
d) Anfahrt/Wegbeschreibung für Teilnehmende
- bahn.de-Verbindungssuche
- geodaten-Export für Navi
- Parkplatz-Reservierung
- Online-TN-Karte für die Bildung von Fahrgemeinschaften
e) iCal-Export des Termines für Teilnehmende
zum Eintragen des Termins in Outlook, Online-Kalender oder Smartphone inkl. Zeiten, Ort (mit Geokoordinaten für Smartphone-Navigation)
f) Erzeugung Tischaufsteller und Ansteckschilder
aus den TN-Daten der Online-Anmeldung als PDF zum Ausdruck auf gängigen Formaten z.B. Zweckform Nr. XYZ
g) Themen und Thesen
‘Call for Speakers’ / Workshops Erhebung von Meinungsbildern zu Themen/Programm
4. Veranstaltung
a) Bereitstellung von Dokumenten, Vorlagen und Programmen als PDF
Download stets aktueller Versionen statt Versand per Mail oder Post
b) Aktuelle Tagesordnung/Raumverteilung
In einer mobil-optimierten Form für Smartphone stets abrufbar (über QR-Code auf allen Einladungen und an allen Raumeingängen direkt abrufbar) Ausgabeform für große Bildschirme im Foyer (im Kiosk-Mode, automatische Aktualisierung, zeigen immer die nächsten Programmpunkte an.)
c) Online-Partizipation
(in Echtzeit, über eine touch-optimierte Web-App-Oberfläche)
- Fragen, Ergänzungen, Abstimmungen, Gewichtungen
- Workshop-Themen bestimmen ('App'-Stimmungen)
- Workshop-Räume verteilen (nach TN-Zahl)
e) Online-Zahlungsmanagement
- Mail-Zustellung von Rechnungen als PDF
- Download von Quittungen als PDF
5. Nach der Veranstaltung
a) Online-Feedback (Qualitative Evaluation)
- über Kommentarfunktion zur Konferenz bzw. einzelnen Vorträgen
- positive Rückmeldungen als Testimonials für Werbung
- kritische Rückmeldungen zum internen QM verwenden, Verbesserung beim nächsten Veranstaltungsdurchlauf
b) Online-Evaluation (Quantitative Evaluation)
Online Fragebogen als Web-App mit Touchoberfläche
c) Teilnahme-Bestätigungen
Nach der Veranstaltung automatisch für die TN zum Download als PDF (ggf. Verknüpfung mit Zahlungsmanagement: Teilnahmebestätigung freigeschaltet nach Zahlungseingang
d) Öffentliche Dokumentation
mit Fotos, Referaten, Beiträgen zum Download
e) Interne Dokumentation
inkl. Präsentationen, Protokolle
Alles vertraulich, verschlüsselt durch SSL
