Planung eines Open Source Intranet für einen Kirchenkreis

Aufgrund einiger Anfragen plant Camino-Kommunikation ein Intranet-System für Kirchenkreise, Kirchenbezirke bzw. Dekanate. Ziel ist die Kommunikation a) innerhalb der Kirchengemeinden, b) der verschiedenen Gemeinden miteinander und c) mit Ihrer gemeinsamen Verwaltung zu fördern. Zentrale Bausteine des Intranet sind:
  • Ein Kalender aller kirchlicher Veranstaltungen im Kirchenkreis inklusive Kirchenmusik, Jugendarbeit und weiteren Angeboten. Damit können Interessiere auch in Nachbargemeinden finden, was Sie interessiert. An Verzeichnis aller Mitarbeitenden inkl. Pastoren, Kantoren, Küstern, Diakonen, Sekretariat und Ehrenamtlichen. Dadurch können alle Ansprechpartner mit Zuständigkeiten, Kontaktdaten, Bürozeiten gefunden werden. Mit einem (freillig eingestellten) Fotos kann ein internes soziales Netzwerk der Kirche vor Ort daraus werden.
  • Ein Newsletter-System für alle kirchlichen Mitarbeitenden: Damit kann die Kirchenkreisverwaltung alle Haupt-, Neben und Ehrenamtlichen ‘passgenau personalisiert’ mit den Informationen erreichen, die diese brauchen. Optional auch mit einer Online-Empfangsbestätigung für wichtige Mitteilung.
  • Ein Dokumenten-Verteiler: Für Gremien-Mitgliedern verteilt das System automatisch Einladungen, Vorlagen und Protokolle. Dabei werden diese nicht mehr per e-mail versendet, was den Datenschutz verletzt (E-Mails sind technisch im Prinzip für jedermann einsehbar und verletzen für alle vertraulichen Daten kirchliche Datenschutzbestimmungen). Die Dokumente werden in unserem System ausschließlich aufgrund persönlicher Authentifizierung und verschlüsselt übertragen.
  • Ein Planungskalender und Reservierungssystem für Räume, Fahrzeuge und Geräte. Damit kann die Nutzung von Gebäuden, Autos und Geräten innerhalb der Gemeinde und mit Nachbargemeinden online abgestimmt werden.
Ein Superintendent meinte dazu: Allein wenn die Küster in seinen Gemeinden immer automatisch auf Ihrem Smartphone sehen können, welche Räume wann genutzt werden und die Heizung entsprechen steuern könnten, könnten wir viele tausend Euro Heizkosten sparen. Wenn sich Gemeinden die Fahrzeuge mit hilfe eines Online-Tools teilen könnten, würden wir noch mehr Kosten sparen Zugriffsrechte und Sichtbarkeit von Termine, Dokumente, Ressourcen und Mitteilungen können genau steuert werden. Auch einzelne Feldinhalte können gezielt freigegeben werden. Es wäre z.B. einstellbar, dass Büronummer der Pastoren wäre z.B. für alle sichtbar, die Handnummer nur für die Kollegen Gleichzeitig kann alle Informationen die für die Öffentlichkeit bestimmt sind, z.B. Ansprechpartner im Kirchenkreise, allgemeine Meldungen und öffentliche Veranstaltungen automatisiert in die Website der kirchengemeinden einzubinden (Abgleich über sog. RSS-Feeds und iCal-Synchronierung von Terminen, auch auf Handys und Tablett-Computer). Das System kann also auch die bestehenden Websites der Kirchengemeinden mit Inhalten aus dem Kirchenkreis bereichern. Wichtiger aber: Das Kirchenkreis-Intranet die Kommunikation der Gemeinden untereinander und mit der Kirchenkreisverwaltung neu aufbauen.
 
 
 

Vorteile von Drupal
  • Weltweite Unterstützung und Community: Drupal wird von tausenden Dienstleistern angeboten und kann auch auf internen Servern oder Cloud-Systemen betrieben werden.
  • Funktionsumfang: In zahlreichen Projekten werden weltweit ständig neue Module entwickelt und kostenlos zur Verfügung gestellt. Beispiele sind Kalender, Seminarmanagement, Dokumenten- und Medienverwaltungen.
  • Eignung für Intranet und Extranet: Drupal unterstützt Websysteme mit zahlreichen Benutzern besonders gut. Daher entscheiden sich gerade Firmen, Verbände und Organisationen mit zahlreichen Anwendern für Drupal.
  • Kosten: Es gibt keine Kosten pro User-Account. Drupal eignet sich so insbesondere für Systeme, in denen viele User ‚niedrigschwellig‘ mitarbeiten.
  • Wegfall von Schulungsaufwand: Drupal-Sites sind selbsterklärend (‚intuitiv‘) zu bedienen. Deshalb reduziert sich der Schulungsaufwand im Vergleich zu anderen CMS drastisch.
  • Mehrsprachigkeit: Sowohl Inhalte, Navigation und als auch alle Bedienungselemente lassen sich besonders gut übersetzen. Drupal erkennt die Sprache der User und liefert die passendenen Inhalte.
  • Investitionssicherheit: Drupal entwickelt sich zum inter­nationalen Open-Source-Standart für Intranet-Systeme und Websites von großen Firmen, Verbänden und Hochschulen. Durch die Vielzahl von möglichen Dienstleistern bleiben Sie flexibel und vermeiden eine Lieferantenbindung.

Was unsere Kunden sagen

Wir arbeiten seit mehr als 15 Jahren zusammen. Das Camino-Team hat für uns mehrere Websites und unser Social Intranet entwickelt. Aktuell bauen wir zusammen ein Drupal-Extranet auf, das die Kommunikation mit unseren internationalen Partnern unterstützt. Camino Kommunikation liefert Projekte mit guten Ideen ab, hält zuverlässig die zugesagten Termine ein und berät uns mit viel Erfahrung.

Michael Billanitsch Brot für die Welt Redakteur und Referent Extranet

Michael Billanitsch,
Redakteur und Referent Extranet

Brot für die Welt

The team at Camino Kommunikation provides a professional and consistent service to IEA. The team’s responsiveness is incredibly reliable. IEA has worked with Camino on various projects.

The team have always provided outstanding support in finding solutions that fit exceedingly well to our needs.

Laura Cheeseman IEA Amsterdam, Communications Officer

Laura Cheeseman,
Communications Officer

International Association for the Evaluation of Educational Achievement (IEA), Amsterdam