Open Atrium und Drupal Commons

Zwei Lösungen für ‘Intranet in a box’ im Vergleich:  Open Atrium und Drupal Commons sind vorbereitete Intranet-Systeme auf der Basis des Open-Source-Redaktionssystems Drupal. Beide bieten gruppenbasierte Intranets für Teams mit Wikis, Blogs, Kalendern und Ausgabenverwaltung. Open Atrium eignet sich nach unserer Erfahrung sehr gut für interne Projektgruppen. Auf der Basis des größeren Systems Drupal Commons lassen sich auch komplexere Intranet-Systeme mit relativ wenig Aufwand realisieren.

Open Atrium

Open Atrium ist ein Open-Source-Software-Paket für teambasierte Intranets. Nach einer einfachen Installation auf einem Server kann man Gruppen anlegen. Die Features einer Gruppe sind:

• ein Blog, mit dem Teammitglieder laufend Neuigkeiten austauschen können,
• ein Wiki, in dem Teams kollaborativ strukturierte Dokumente erstellen können,
• ein Gruppenkalender mit Monatsansichten, Wochenansichten und Jahresübersichten,
• eine Aufgabenverwaltung für die projektbezogene Bearbeitung von Arbeitspaketen sowie
• eine ‚Shoutbox‘, in der Teammitglieder Kurzmitteilungen sofort im Team bekannt machen können.

Jede Gruppe erhält einen Namen und kann eine eigene Farbe und ein eigenes Signet bzw. Logo erhalten. Gruppen können alle der o.g. Features erhalten oder auch nur einzelne Features, z.B. einen Kalender, Aufgabenverwaltung und Kurzmitteilungen für eine Arbeitsgruppe.

Das System bietet mehrere ‚Dashboards‘, also Übersichtsseiten mit Terminen, Beiträgen und Aufgaben:

• ein Gruppen-Dashboard zeigt alle neuen oder besonders relevanten Inhalte aus einer Gruppe an,
• ein persönliches Dashboard zeigt jedem Benutzer alle Neuigkeiten aus allen seinen Gruppen an,
• ein übergreifendes Intranet-Dashboard zeigt ausgewählte Inhalte aus dem gesamten System an.

Für jede Gruppe kann festgelegt werden, ob die Inhalte a) öffentlich sind, b) nur für Mitglieder des Open Atrium Intranets zugänglich sind oder c) der Zugriff nur auf eine Gruppe beschränkt ist. Das Dashboards wie auch Volltext- und Stichwortsuche zeigen dem Benutzer dann immer nur die Elemente an, auf die er individuell Zugriff hat. 

Open Atrium ist von der namenhaften Agentur Development Seeds in Washington D.C. entwickelt worden, ursprünglich für Intranet-Systeme für die Weltbank. Open Atrium wird inzwischen von Phase2 Technology weiterentwickelt, die auch die bekannten Drupal-Distributionen Open Publish und Open Public anbietet.

Drupal Commons

Drupal Commons ist die Intranet-Lösung von Acquia, der Firma des Drupal-Gründers Dries Buytaert. Wie Open Atrium bietet diese Drupal-Distribution ein komplettes Open-Source-Intranet-System für Unternehmen, Hochschulen, Kommunen, NGOs, Verbände oder Projekte. Einsatzbereiche sind Wissensmanagement, Mitarbeiterbeteiligung, Kundenbindung, Kundendienst sowie Bürgerbeteiligung  und Dialog-Plattformen.  Wesentliche Grundbausteine einer Gruppe sind:

• Individuelle Blogs für Beiträge für die Team- oder Projektarbeit,
• eine Dokumentenverwaltung inklusive Verschlagwortung,
• ein Diskussionsforum sowie eine Umfrage- und Abstimmungsfunktion,
• ein Wiki, auch zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten,
• ein Termin- bzw. Veranstaltungskalender.

Alle Gruppen und Inhalte können gruppenintern, innerhalb des Intranets oder öffentlich freigegeben werden. Inhalte wie Wiki-Seiten, Dokumente und Termine können auch für mehrere Gruppen gleichzeitig freigegeben werden. Verschiedene ‚Dashboards‘ geben einen Überblick über aktuelle Inhalte des Systems, des Team bzw. aller Teams, denen der Benutzer angehört.

Drupal Commons hat auch optional ein ‚Kontakte‘-System (ähnlich der ‚friends‘ bei Facebook und Kontakte bei xing). Intranet-Mitglieder können damit andere Mitglieder, z.B. Fachkollegen aus anderen Abteilungen als ‚Kontakte‘ auswählen. Dadurch sehen diese z.B. untereinander Blog-Beiträge und können sich Dokumente oder Linksammlungen freigeben. Dadurch einsteht ein Netzwerk für Austausch von Wissen und Ideen auch über die Grenzen von Standorten oder Teams hinweg (vergleichbar einem ‚Social Network‘).

Zu Drupal Commons gibt es eine sehr aktive Community mit Foren für Support und Weiterentwicklung. Die Distribution wird von der Firma Acquia in Boston laufend weiterentwickelt und es werden regelmäßig Updates mit neuen Funktionen veröffentlicht. Technisch basiert es auf zahlreichen Drupal-Modulen, so dass jede erfahrene Drupal-Agentur das System für Kundenanwendungen anpassen und erweitern kann.

 Fazit und Empfehlungen   

Open Atrium eignet sich besonders gut als Intranet-Paket für interne Teams und Projektgruppen in Unternehmen, Verbänden und anderen Organisationen. Die ‚out-of-the-box‘ zur Verfügung gestellten Funktionen sind hervorragend und für viele Anwendungsfälle gut ausreichend. Das mitgelieferte Template sieht gut aus. Wenn man allerdings das System wesentlich erweitern oder für die Außendarstellung an ein Corporate Design anpassen will, könnte es schwierig und aufwendig werden. Daher eignet sich Open Atrium eher für interne Projekte.

Drupal Commons hat einige Funktionen mehr und ist auch von seinem Aufbau her einfacher zu erweitern. Es bringt zwar nur ein sehr einfaches Template mit, dafür sind andere (Corporate-Design-spezifische) Screendesigns einfach über das Template-System zu implementieren. Es eignet sich nach unserer Erfahrung sehr gut für Kunden-Communities und größere Projekte, die sowohl Elemente von Intranet, Gruppen und Teambereichen als auch eine CD-konforme öffentliche Website integrieren.

Gerne beraten wir Sie weiter und setzen Drupal-basierte Intranet-Systeme für Sie um.