Traditionelle Projekte sind ablauforientiert aufgebaut: Definition von Anforderungen, Verschriftlichung in einem ausführlichen Pflichtenheft, Ausschreibung, Entscheidung für einen Dienstleister, Umsetzung des Gesamtsystems, Abnahme, Schulungen und Veröffentlichung. Ein Problem ist jedoch, dass die Erstellung umfangreicher Konzeptions- und Beschreibungspapiere sehr viel Zeit braucht.
Da die Verantwortlichen dieses neben ihrer sonstigen Arbeit erledigen müssen, dauert es erfahrungsgemäß meist längere Zeit, diese Planungspapiere zu erstellen. Nach dem Ausschreibungs- und Auswahlprozess brauchen Agenturen oft Monate zur Entwicklung eines komplexen Systems. Bis die Mitarbeitenden geschult wurden und die Inhalte eingegeben werden können, vergeht oft mehr als ein Jahr, bevor Ergebnisse genutzt werden können. Anforderungen an Internet-Systeme können sich jedoch verändern oder erweitern. Unerfreulich wird es dann, wenn man nach ‚Fertigstellung‘ merkt, dass man inzwischen andere oder erweiterte Funktionen braucht und sofort wieder investieren muss. Tatsächlich sind gerade die besonders nützlichen und intensiv genutzten Internet-Systeme erfahrungsgemäß nie ‚fertig‘, sondern müssen immer weiter entwickelt werden.
Daher bieten immer mehr Agenturen sogenannte ‚agile‘ Prozesse an: Kunde und Dienstleister setzen sich an einen ‚Runden Tisch‘ und entwickeln die Lösung dialogisch. Anstatt lange Papiere zu schreiben, werden Anforderungen vom Kunden schrittweise erläutert, schriftlich festgelegt und dann sehr zeitnah vom Dienstleister umgesetzt. Der Kunde testet, lernt mit und merkt dabei schneller, was ‚funktioniert‘ und was nicht. Kunden können ständig entscheiden, welche Entwicklungswege verfolgt werden sollen. Da der Kunde dem Dienstleister – zeitweise wortwörtlich – bei der Konfiguration ‚über die Schulter schaut‘, kann er später bestimmte Änderungen am System sogar selber vornehmen. Nach der Entwicklung von Modulen sind Schulungen für die kundenseitige Projektleitung unnötig, weil diese das System selbst sehr gut kennt. Der Dienstleister wird in relativ kleinen Zeitabschnitten lediglich nach tatsächlichem Zeitaufwand bezahlt. Auftraggeber brauchen keine großen Summen ‚auf den Tisch zu legen‘, um verwertbare Ergebnisse zu bekommen. Wichtig ist dabei jedoch, dass zu Beginn ein geeignetes, modular erweiterbares System (‚Framework‘) als Grundlage gewählt wird. Die Wahl eines weit verbreiteten CMS unterstützt dabei nachhaltige Investitionen.
Drupal unterstützt agiles Projektmanagement in unserer Erfahrung durch seine Modularität besonders gut. Camino-Kommunikation integriert die Vorteile des agilen Projektmanagements mit der Zuverlässigkeit und Planbarkeit des klassischen Projektmanagements, also mit genauen Funktionsbeschreibungen und definierten Meilensteinen.
