Checkliste für Online-Veranstaltungsmanagement

Im Rahmen eines Beratungsprozesses für einen größeren Verband, konnten wir eine Konzeption für ein "Online-System zur Unterstützung von Veranstaltungen" präsentieren.

Ziel ist es alle Phasen der Organisation eines Events zu unterstützen: Vorbereitung, Werbung, Anmeldungen, Teilnehmenden-Management und Evaluation.

 

Zentrale Ziele:

  • den Organisatoren Arbeit abnehmen, sowohl vor, während als nach der Veranstaltung,
  • Teilnehmenden einen durchgängigen Online-Service anbieten,
  • Tagungen, Fachtage und Gremien kontinuierlich unterstützen.

Nutzen für den gesamten Verband:

  • ein gemeinsames System für Online-Anmeldung und Teilnehmenden-Management,
  • eine Kalender-Übersicht aller relevanten, verbandsöffentlichen Termine,
  • gleichzeitig höhere Datensicherheit und besserer Datenschutz als bisher gewährleisten,
  • das Potential für eine Online-Community aus den Benutzerprofilen aller Teilnehmenden schaffen (‘‘Fachleute-Verzeichnis’).

Übersicht

1. Unterstützung bei der Planung

  • Terminabstimmung
  • Raumreservierung
  • Termin-’Blockierung’
  • Checklisten

2. Werbung und Anmeldung

  • Gemeinsamer Online-Kalender
  • Content-Syndication
  • Suchmaschinenoptimierung (SEO)
  • Online-Anmeldung (Option: ‘Ein-Klick-Anmeldung’)
  • Online-Management von Anmeldungen
  • Personalisierte Empfehlungen auf Website und über Newsletter

3. Vorlauf zur Veranstaltung/Sitzung

  • Erzeugung von Teilnehmenden-Listen als PDF
  • Hotellerie/ Verpflegung
  • Online-Teilnehmerübersichten
  • Anfahrt/Wegbeschreibung für Teilnehmende
  • iCal-Export des Termines für Teilnehmende
  • Erzeugung Tischaufsteller und Ansteckschilder
  • Themen und Thesen

4. Veranstaltung

  • Bereitstellung von Dokumenten, Vorlagen und Programmen als PDF
  • Aktuelle Tagesordnung/Raumverteilung
  • Online-Partizipation
  • Online-Zahlungsmanagement

5. Nach der Veranstaltung

  • Online-Feedback (Qualitative Evaluation)
  • Online-Evaluation (Quantitative Evaluation)
  • Teilnahme-Bestätigungen
  • Öffentliche Dokumentation
  • Interne Dokumentation

Unterstützung bei der Planung

a) Terminabstimmung

Interne Oberfläche für Online-Abstimmung bei der Termin-Auswahl mit allen Beteiligten (Veranstalter, Referenten, wichtige Teilnehmende).

Vorteile gegenüber anderen Online-Terminabstimmungen:

  • interne Datenhaltung: besserer Datenschutz,
  • Beteiligte mit Kontaktdaten bereits im System,
  • andere relevante Termine ebenfalls bereits im System
  • Termin wird automatisch nach Auswahl in das Kalender-System eingetragen.

b) Raumreservierung

Soweit Räume des Verbandes genutzt werden, könnte die Terminfindung mit einer Raumplanung verbunden werden, so der Termin auch zu einem passenden Raum kommt.

c) Termin-’Blockierung’

Nach der Terminauswahl kann es ein paar Wochen dauern, bis das Programm steht und ein Flyer fertig ist. Schon vor der Veröffentlichung einer Veranstaltung kann der geplante Termin jedoch in einer verbandsinternen Kalender-Übersicht geplanter Veranstaltungen angezeigt werden, so dass Kollegen möglichst keine Veranstaltung mit gleicher Zielgruppe am gleichen Termin planen. (Vermeidet Rückmeldungen wie ‘Wie konntet ihr beide Tagungen in der gleichen Woche legen?’)

e) Checklisten

Die Organisatoren können sich eine Checkliste zur Veranstaltungsvorbereitung aussuchen und können online mit allen Beteiligen ihre Aufgabenliste ‘abhaken’. (Standardlisten für Konferenzen, Fachtagungen usw. könnten von Verbandskollegen wie in einem Wiki bearbeitet werden, um von den Erfahrungen anderer zu profitieren.)

2. Werbung und Anmeldung

a) Gemeinsamer Online-Kalender

mit allen Fachveranstaltungen des gesamten Verbandes und dessen Mitglieder. Gliederung nach Themen und Regionen möglich.

b) Content-Syndication

Automatische Bewerbung des Termins über verschiedene Online-Kanäle

  • Publikation auf anderen relevanten Websites
  • Verbreitung in Newslettern

c) Suchmaschinenoptimierung (SEO)

durch MicroData (Thema, Datum, Ort, Personen indizierbar machen -> Veranstaltung findet sich prominenter in Google &Co.)

d) Online-Anmeldung (Option: ‘Ein-Klick-Anmeldung’)

Anmeldemaske mit Erfassung aller notwendigen und optionalen Informationen. Optional: Verpflegungs- und ggf. Übernachtungswünsche. Nach Eingabe der Daten zur Person: Option zur Erzeugung eines Benutzerprofiles mit allen Kontaktdaten (ähnlich wie in gängigen Online-Shops)

e) Online-Management von Anmeldungen

  • Online-Abmeldungen im Verhinderungsfall
  • Berücksichtigung Anmeldefristen
  • Schließung der Anmeldung
  • Begrenzung der TN-Zahl
  • Online-Wartelisten (Transparenz: TN sehen, wo sie auf der Warteliste stehen. Automatische Benachrichtigung bei Nachrücken)

f) Personalisierte Empfehlungen auf Website und über Newsletter

Nach der ersten Anmeldung hat der/die Teilnehmende (optional) ein Benutzerkonto.

Auf dieser Grundlage kann das System ihm/ihr Empfehlungen bieten, z.B.

  • “Weitere Veranstaltungen zum Thema ‘Inklusion’”
  • “Newsletter zum Thema ‘Inklusion’ abonnieren” oder
  • “Kollegen, die zu dieser Veranstaltungen kommen, interessieren sich auch für folgende Veranstaltungen” oder eine Mail: “Im letzten Jahr hatten Sie sich zum Fachtag ‘Inklusion’ angemeldet. Wir möchten Sie auf den neuen Fachtag in diesem Jahr hinweisen ….”

3. Vorlauf zur Veranstaltung/Sitzung

a) Erzeugung von Teilnehmenden-Listen als PDF

  • zur Zuschuss-Abrechnung,
  • mit Checklisten, z.B. für den Empfang
  • für die Teilnehmenden zur Kontaktaufnahme untereinander (mit Datenschutzzustimmung der einzelnen TN zur Weitergabe der Kontaktdaten)

b) Hotellerie/ Verpflegung

  • Liste mit Übernachtungs- und Verpflegungswünschen (Kumulierte Anzahl)
  • TN-Listen-Export als Excel an Hotellerie und Catering
  • Online-Kommunikation zwischen TN und Tagungshaus (Tagungshaus kann TN per e-Mail mit Rückfragen kontaktieren, anstatt alles über die Organisatoren laufen zu lassen)

c) Online-Teilnehmerübersichten

inkl. Foto und Visitenkarten mit Funktion, Organisation, Expertise (Foto aus TN-Profil, xing, FB oder Upload durch TN), Unterstützt Kommunikation unter den Teilnehmenden

d) Anfahrt/Wegbeschreibung für Teilnehmende

  • bahn.de-Verbindungssuche
  • geodaten-Export für Navi
  • Parkplatz-Reservierung
  • Online-TN-Karte für die Bildung von Fahrgemeinschaften

e) iCal-Export des Termines für Teilnehmende

zum Eintragen des Termins in Outlook, Online-Kalender oder Smartphone inkl. Zeiten, Ort (mit Geokoordinaten für Smartphone-Navigation)

f) Erzeugung Tischaufsteller und Ansteckschilder

aus den TN-Daten der Online-Anmeldung als PDF zum Ausdruck auf gängigen Formaten z.B. Zweckform Nr. XYZ

g) Themen und Thesen

‘Call for Speakers’ / Workshops Erhebung von Meinungsbildern zu Themen/Programm

4. Veranstaltung

a) Bereitstellung von Dokumenten, Vorlagen und Programmen als PDF

Download stets aktueller Versionen statt Versand per Mail oder Post

b) Aktuelle Tagesordnung/Raumverteilung

In einer mobil-optimierten Form für Smartphone stets abrufbar (über QR-Code auf allen Einladungen und an allen Raumeingängen direkt abrufbar) Ausgabeform für große Bildschirme im Foyer (im Kiosk-Mode, automatische Aktualisierung, zeigen immer die nächsten Programmpunkte an.)

c) Online-Partizipation

(in Echtzeit, über eine touch-optimierte Web-App-Oberfläche)

  • Fragen, Ergänzungen, Abstimmungen, Gewichtungen
  • Workshop-Themen bestimmen ('App'-Stimmungen)
  • Workshop-Räume verteilen (nach TN-Zahl)

e) Online-Zahlungsmanagement

  • Mail-Zustellung von Rechnungen als PDF
  • Download von Quittungen als PDF

5. Nach der Veranstaltung

a) Online-Feedback (Qualitative Evaluation)

  • über Kommentarfunktion zur Konferenz bzw. einzelnen Vorträgen
  • positive Rückmeldungen als Testimonials für Werbung
  • kritische Rückmeldungen zum internen QM verwenden, Verbesserung beim nächsten Veranstaltungsdurchlauf

b) Online-Evaluation (Quantitative Evaluation)

Online Fragebogen als Web-App mit Touchoberfläche

c) Teilnahme-Bestätigungen

Nach der Veranstaltung automatisch für die TN zum Download als PDF (ggf. Verknüpfung mit Zahlungsmanagement: Teilnahmebestätigung freigeschaltet nach Zahlungseingang

d) Öffentliche Dokumentation

mit Fotos, Referaten, Beiträgen zum Download

e) Interne Dokumentation

inkl. Präsentationen, Protokolle

Alles vertraulich, verschlüsselt durch SSL

 
 
 

Vorteile von Drupal
  • Weltweite Unterstützung und Community: Drupal wird von tausenden Dienstleistern angeboten und kann auch auf internen Servern oder Cloud-Systemen betrieben werden.
  • Funktionsumfang: In zahlreichen Projekten werden weltweit ständig neue Module entwickelt und kostenlos zur Verfügung gestellt. Beispiele sind Kalender, Seminarmanagement, Dokumenten- und Medienverwaltungen.
  • Eignung für Intranet und Extranet: Drupal unterstützt Websysteme mit zahlreichen Benutzern besonders gut. Daher entscheiden sich gerade Firmen, Verbände und Organisationen mit zahlreichen Anwendern für Drupal.
  • Kosten: Es gibt keine Kosten pro User-Account. Drupal eignet sich so insbesondere für Systeme, in denen viele User ‚niedrigschwellig‘ mitarbeiten.
  • Wegfall von Schulungsaufwand: Drupal-Sites sind selbsterklärend (‚intuitiv‘) zu bedienen. Deshalb reduziert sich der Schulungsaufwand im Vergleich zu anderen CMS drastisch.
  • Mehrsprachigkeit: Sowohl Inhalte, Navigation und als auch alle Bedienungselemente lassen sich besonders gut übersetzen. Drupal erkennt die Sprache der User und liefert die passendenen Inhalte.
  • Investitionssicherheit: Drupal entwickelt sich zum inter­nationalen Open-Source-Standart für Intranet-Systeme und Websites von großen Firmen, Verbänden und Hochschulen. Durch die Vielzahl von möglichen Dienstleistern bleiben Sie flexibel und vermeiden eine Lieferantenbindung.

Was unsere Kunden sagen

Wir arbeiten seit mehr als 15 Jahren zusammen. Das Camino-Team hat für uns mehrere Websites und unser Social Intranet entwickelt. Aktuell bauen wir zusammen ein Drupal-Extranet auf, das die Kommunikation mit unseren internationalen Partnern unterstützt. Camino Kommunikation liefert Projekte mit guten Ideen ab, hält zuverlässig die zugesagten Termine ein und berät uns mit viel Erfahrung.

Michael Billanitsch Brot für die Welt Redakteur und Referent Extranet

Michael Billanitsch,
Redakteur und Referent Extranet

Brot für die Welt

The team at Camino Kommunikation provides a professional and consistent service to IEA. The team’s responsiveness is incredibly reliable. IEA has worked with Camino on various projects.

The team have always provided outstanding support in finding solutions that fit exceedingly well to our needs.

Laura Cheeseman IEA Amsterdam, Communications Officer

Laura Cheeseman,
Communications Officer

International Association for the Evaluation of Educational Achievement (IEA), Amsterdam